Escogiendo a Octopus para tu sala de redacción

Eventualmente, cada estación de TV necesita actualizarse a un nuevo sistema informático de sala de redacción. Especialmente para aquellos que están en los sistemas más antiguos y anticuados de antaño. Generalmente hay dos “intocables” como sistemas industriales dominantes. Entonces, cuando escuché “Octopus será nuestro nuevo sistema de redacción”, un millón de cosas pasaron por mi cabeza.

“¿Qué es Octopus?”

Inmediatamente comencé a buscar este nuevo sistema del que nunca había oído hablar, y eso que pensé que había oído hablar de todos. He sido superusuario en todos los sistemas de redacción que he usado, así que sé cómo examinar un nuevo sistema y compararlo con los demás.

Después de investigar un poco, mi cabeza daba vueltas.
“¿La empresa está en Praga? ¿Cómo vamos a programar los entrenamientos? ¡No habrá entrenamiento en el sitio debido a covid!” “¿Por qué no obtenemos uno de los sistemas que todos saben que es confiable y compatible?”
“¿Quién más ha usado esto en América? ¡Tengo preguntas prácticas sobre la configuración, la capacitación, el lanzamiento y la ejecución y necesito la perspectiva de un compañero!”.

Mi experiencia

He sido productora de noticias desde 1997, gerente desde 2001 y directora de noticias desde 2012. Conozco todos los sistemas informáticos de las salas de redacción. He sido administradora de “los más grandes” y conozco todos los poderes de superusuario.

Sé cómo estos sistemas se coordinan con los sistemas gráficos y la tecnología de producción. He estado involucrada en dos transiciones totales a la automatización utilizando dos sistemas de automatización diferentes.

No soy la persona a la que acude si necesita ayuda con la codificación o la dirección IP, pero soy el que puede agregar usuarios, establecer habilidades y restricciones, cambiar/agregar resúmenes y hacer que el sistema cante desde el punto de vista de la producción de contenido.

También soy la que se asegurará de que las inquietudes y los problemas se aborden con prontitud.
La aventura con Octopus

Observando la transición a Octopus varios meses después, necesitaba hablar con otras personas que usaban el sistema. El problema era que muy pocas empresas estadounidenses lo usaban de la forma en que yo lo necesitaba. Algunos de los términos técnicos que usamos en los Estados Unidos no se traducen bien para el equipo de Praga.

En ese momento, pocas personas podían hablar sobre este sistema de uso en los Estados Unidos. No quería el argumento de venta. Quería ejemplos del mundo real de desafíos, éxitos y mejores prácticas.

Una vez que me di cuenta de que no iba a obtener lo que estaba buscando, prometí ser esa persona que yo tanto buscaba. Esa es parte de la razón por la que estoy escribiendo este artículo.

Llámame nerd, pero me encanta leer manuales de capacitación. Me leí toda la documentación y aprendí mucho antes de que se instalara el primer servidor.

Work Hack: La ventaja de que el equipo estuviera en Praga era que podía enviar una lista de preguntas por la noche y, con el cambio de zona horaria de 7 horas, tendría respuestas para cuando me despertara.

El equipo de Octopus fue excelente al responder mi letanía de preguntas que surgieron de la lectura.

Mientras que otros sistemas lo capacitan desde el nivel básico más básico e involucran a los superusuarios a nivel básico, Octopus adopta un enfoque diferente. Hay un formulario de preinstalación muy intensivo que deberá completar. Uno desde el punto de vista técnico de las cosas y otro desde el del contenido.

Tú devuelves ese documento y ellos establecen la base del sistema ajustado a tus necesidades, dejando muy claro que hay mucho espacio para la flexibilidad y la adaptación a medida que avanza el proceso.

Tuvimos que hacer entrenamiento remoto debido a covid. Hicimos dos sesiones de superusuario/administrador antes de presentar el producto al equipo completo. El equipo de Octopus estuvo abierto a cuantas sesiones de capacitación quisiéramos y qué grupos de trabajo se incluyeron en esas sesiones. Recomiendo encarecidamente hacer una descripción general para todo el personal, luego dividir las sesiones de capacitación por productores, reporteros/presentadores, técnico y edición.

Tiempos de crisis

Con cualquier instalación y lanzamiento de un sistema de redacción, habrá momentos en que el sistema se vuelva inestable, ya sea por un error del usuario o por un problema técnico. Llega el temido momento de “llamar al soporte”, y no sabes si conseguirá que un humano real responda.

Primero, hay un botón justo en la pantalla donde puedes enviar un mensaje instantáneamente a Praga desde tu computadora detallando lo que salió mal. Para resolver el problema, el equipo entra en las entrañas del sistema para investigar. Esto fue excelente ya que no obstaculizó mi flujo de trabajo.

Para esas llamadas telefónicas de soporte, Octopus siempre respondía. Incluso cuando estábamos enfrentando dificultades técnicas dos horas antes de salir al aire. Siempre atacaban cualquier problema con tenacidad y resiliencia, incluso cuando el problema se originaba en un dispositivo de terceros. Nunca asignaron la culpa, simplemente solucionaron el problema.

Hicieron un seguimiento para asegurarse de que todavía estaba funcionando. Trabajaron en la resolución de problemas en torno a los horarios de noticias y no fueron insistentes con nada a menos que la estación se sintiera cómoda con eso.

Experiencia general

No puedo decir en ningún momento del proceso que me faltaba uno de los otros grandes sistemas (lo sé, todos tenemos nuestros “favoritos”). Los conceptos básicos son los mismos, los matices son fáciles de entender y, desde la perspectiva de un superusuario, encontré que este es el más fácil de usar de todos.

Una gran ventaja para mí fue la retroalimentación que alentaron. Soy una persona de ideas, así que siempre preguntaba “¿Se puede hacer esto?” o “¿Podemos cambiar eso?” y mientras que el 80% de las veces la respuesta fue “Sí, y así es como se hace”, el otro 20% fue “Esa es una idea interesante/buena, la incluiremos en la lista”.

Esta empresa ha estado trabajando con salas de redacción estadounidenses durante dos décadas, pero aún teníamos algunas reservas que necesitábamos resolver dado que el sistema fue desarrollado en el extranjero. Estoy segura de que cualquiera que lea esto tuvo problemas similares con un sistema de redacción desarrollado con una salpicadura de nombres y ortografías británicas.

Por ejemplo, el sistema con Octopus se configuró donde un SOTVO (Voice-over to sound on tape) necesitaba dos piezas de video en lugar del tradicional que siempre he usado. No quería tener que agregar más trabajo para los editores o productores, o más fallas si algo salía mal con el servidor de video. Fueron pacientes y comprensivos con el proceso, y dispuestos a aprender por qué esto era importante.

Incluso con el cambio de zona horaria, nunca tuve dificultades para obtener un calendario de reuniones para solucionar problemas, revisar o realizar capacitación adicional cuando sea necesario. Nadie me dio un fuerte suspiro cuando hice una pregunta que podría ser redundante o algo que había olvidado o perdido en mis 20 páginas de notas.

Una vez que te sientas cómodo con la idea de que “es un producto nuevo que no ha usado mucha gente en América”, encontrarás muchas posibilidades para diseñar el sistema según las necesidades únicas de tu sala de redacción.

Este no es un programa torpe creado para presupuestos y no para negocios. Está diseñado para hacer que sus noticieros sean mejores y más eficientes. Entrené a todo el personal en el sistema en unas pocas semanas y hubo muy pocos puntos de presión durante la capacitación básica. La mayoría de ellos simplemente estaban desaprendiendo malos hábitos y aprendiendo nuevas tecnologías.

Cualquiera que esté pensando en cambiarse a Octopus o que esté en las primeras etapas de planificación de Octopus puede comunicarse conmigo para obtener comentarios o ayuda. No trabajo en Octopus, pero soy una fan. Fui compensado por este artículo; sin embargo, no me dieron ninguna limitación en lo que podía o no podía escribir.

Puedes ponerte en contacto conmigo en jennifer.r.hardy@outlook.com, sin cargo.

Jennifer Hardy es Superusuario de sala de redacción, periodista independiente, productor de contenido, relaciones con los medios, estrategia social y mentor. Jennifer ha sido productora de noticias desde 1997, gerente desde 2001 y directora de noticias desde 2012, en todo Estados Unidos.